Entwurf, vor dem Livegang vom Vorstand zu prüfen

Datenschutzhinweis

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich ist der Verein QBW, Netzwerk lesbischer Frauen in der Arbeitswelt (qbw* queer business women*), Webgasse 43/3D, 1060 Wien, ZVR-Zahl 496599525. Fragen zum Datenschutz an [Kontaktadresse].

Wofür ist die Plattform da?

Die Plattform dient der internen Organisation des Vereins: Teams, Projekte, Termine, Aufgaben und Zuständigkeiten. Zugang haben nur ordentliche Mitfrauen*.

Welche Daten werden gespeichert?

• Name, Anzeigename und E-Mail Adresse, optional das Beitrittsdatum
• Teams, Projekte und Rollen, Termine und Aufgaben, die du anlegst oder übernimmst
• Zeitpunkt deiner Einwilligung
• Sitzungen: Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung sowie die Browserkennung
• Login-Links: Zeitpunkt der Anforderung und die IP Adresse, von der sie angefordert wurden
• Die IP Adresse bei Anmeldungen und Änderungen, zum Schutz vor Missbrauch (Änderungsprotokoll 2 Jahre, Anmeldeversuche 24 Stunden)
• Ein Änderungsprotokoll, wer wann was angelegt, geändert oder gelöscht hat
• Protokolle von Sitzungen als PDF. Sie können Namen von Mitfrauen enthalten.
• Deine Einstellungen für Benachrichtigungen per E-Mail und wann du an welche Frist erinnert wurdest
• Ob du ein Kalender Abo hast und seit wann. Die Adresse selbst wird nicht im Klartext gespeichert.
• Deine Zu- und Absagen zu Events

Wer sieht meine Daten?

Alle Mitfrauen mit Zugang sehen Namen, E-Mail Adressen, Teams, Projekte, Termine und Aufgaben. Das Änderungsprotokoll und die Anmeldedaten sieht nur der Vorstand.

Protokolle können alle Mitfrauen mit Zugang lesen. Hochladen, ändern und löschen kann nur der Vorstand.

Wenn du zu einem Event zusagst, sehen alle Mitfrauen mit Zugang deinen Namen bei den Zusagen. Absagen erscheinen nur als Zahl. Antworten von deaktivierten Mitfrauen werden nicht angezeigt, beim Löschen werden sie entfernt.

Benachrichtigungen per E-Mail

Die Plattform schickt dir eine E-Mail, wenn dich jemand als zuständig für eine Aufgabe einträgt, am Tag vor einer Frist und einmal nach einer überschrittenen Frist deiner Aufgaben sowie bei einem neuen Protokoll. Die Mails enthalten Titel, Projekt, Frist und einen Link, Protokolle nie als Anhang. Jede Art von Benachrichtigung kannst du auf Meine Seite abschalten.

Kalender Abo

Auf Meine Seite kannst du eine persönliche Adresse erzeugen, über die dein Kalenderprogramm die Termine deiner Projekte und die vereinsweiten Termine abruft. Die Termine enthalten Titel, Zeit, Ort, Beschreibung und einen Link, aber keine Namen. Wer die Adresse kennt, sieht diese Termine ohne Anmeldung. Du kannst die Adresse jederzeit beenden oder durch eine neue ersetzen. Wenn du deaktiviert oder gelöscht wirst, endet das Abo sofort. Dein Kalenderprogramm und dessen Anbieter, zum Beispiel Apple, Google oder Microsoft, speichern die abgerufenen Termine nach eigenen Regeln.

Netzwerk-Liste

Mitfrauen können Locations, Speakerinnen, Expertinnen und Dienstleisterinnen in eine gemeinsame Liste eintragen: Name, Kategorie, Beschreibung, Adresse, Website, eine Notiz und eine Ansprechperson aus dem Verein. E-Mail Adresse und Telefonnummer einer Person werden nur gespeichert, wenn die eintragende Mitfrau bestätigt, dass die Person zugestimmt hat. Gespeichert werden dazu Zeitpunkt und Name der Mitfrau, die das bestätigt hat. Rechtsgrundlage für diese Kontaktdaten ist die Einwilligung der Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Liste sehen nur angemeldete Mitfrauen. Zieht eine Person ihre Einwilligung zurück, genügt eine Nachricht an eine Mitfrau oder an den Vorstand: E-Mail Adresse und Telefonnummer werden dann sofort gelöscht. Einträge bleiben gespeichert, bis die Mitfrau, die sie angelegt hat, oder der Vorstand sie löscht. Wird das Konto einer Mitfrau gelöscht, wird sie als Ansprechperson und als die Mitfrau, die eine Einwilligung bestätigt hat, aus den Einträgen entfernt.

Rechtsgrundlage

Deine Einwilligung beim ersten Login und deine Mitgliedschaft im Verein (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO). Die Einwilligung kannst du jederzeit beim Vorstand widerrufen.

Wie lange werden Daten gespeichert?

• Login-Links: bis 7 Tage nach Ablauf
• Anmeldeversuche: 24 Stunden
• Sitzungen: bis zum Ablauf, spätestens 30 Tage nach der letzten Nutzung
• Änderungsprotokoll: 2 Jahre
• Vermerke über verschickte Erinnerungen: 90 Tage
• Protokolle von Sitzungen: unbefristet als Vereinsunterlagen, bis der Vorstand sie löscht. Beim Löschen einer Mitfrau bleiben Namen in Protokollen erhalten. Wer eine Korrektur oder Schwärzung braucht, wendet sich an den Vorstand, der das Protokoll ersetzt.
• Einträge der Netzwerk-Liste: bis sie gelöscht werden. Kontaktdaten einer Person: bis sie ihre Einwilligung zurückzieht oder der Eintrag gelöscht wird.
• Deine übrigen Daten: bis zum Ende deiner Mitgliedschaft. Danach entfernt der Vorstand Name, E-Mail Adresse und Zugangsdaten. Was du angelegt hast, bleibt und zeigt "ehemalige Mitfrau". Einträge im Änderungsprotokoll mit IP Adresse bleiben bis zum Ende ihrer Frist von 2 Jahren.
• Sicherungen: Die Datenbank wird einmal täglich gesichert, sobald die Plattform an diesem Tag genutzt wird. Jede Sicherung wird nach 14 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten können bis dahin noch in einer Sicherung enthalten sein. Ersetzte oder gelöschte Protokolle können bis zu 14 Tage in Sicherungen enthalten sein.

Gelöscht wird beim täglichen Aufräumen, das läuft, sobald die Plattform an einem Tag genutzt wird.

Hosting, Mail und Cookies

Die Plattform läuft bei ALL-INKL.COM in Deutschland, auch die Mails werden dort verschickt. Es werden nur technisch notwendige Cookies gesetzt: eines für die Anmeldung und eines zum Schutz der Formulare. Es gibt kein Tracking, keine externen Dienste und keine externen Schriften.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie auf Widerruf deiner Einwilligung. Wende dich dafür an den Vorstand. Du kannst dich außerdem bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren (dsb.gv.at).

Für deine Auskunft erstellt der Vorstand einen Datenexport mit allen Daten, die zu dir gespeichert sind.

Stand: November 2026